Audit, évaluations et recommandations

Parce que l’hygiène et la propreté de vos locaux sont aujourd’hui au coeur de toutes les attentions, Global Facilities vous accompagne dans la réalisation d’audits Propreté, Hygiène et environnement, ainsi que dans l’établissement d’un cahier des charges Nettoyage.

Une mission d’audit Propreté, Hygiène et environnement est réalisée selon les besoins du client choisis dans les éléments suivants :

• un contrôle de l’état des espaces et surfaces à nettoyer selon les préconisations de la norme européenne EN 13549 (Audit des niveaux de propreté et d’hygiène),
• un contrôle de l’état des espaces et surfaces à nettoyer selon les préconisations de la norme européenne EN 13549 (Audit des niveaux de propreté et d’hygiène),
• une analyse sur site de l’organisation et des moyens mis à disposition pour réaliser les opérations de nettoyage des locaux et de la vitrerie (Audit opérationnel),
• une étude sur la prise en compte des pièces régissant le marché et en particulier les exigences et engagements contractuels (Audit administratif),
• l’établissement du rapport d’audit, reprenant les résultats et la synthèse des points ci-dessus,
• l’établissement d’un plan d’action détaillant les éléments à corriger (court terme) et les pistes d’amélioration (moyen et long termes),
• une séance de travail avec les responsables du client afin de présenter les conclusions de l’audit et les recommandations,
• une séance de travail avec les responsables du prestataire de nettoyage afin de présenter les conclusions de l’audit.

Audit/contrôle qualité suivant EN13549 (GlobalClean^TM)

Le contrôle des niveaux de propreté et d’hygiène est effectué avec l’application GlobalClean™ selon la norme européenne EN 13549. Cette méthode exclusive à Global Facilities établit de manière aléatoire un programme de contrôle par échantillonnage. La norme propose des exigences et des recommandations fondamentales à respecter par les systèmes qualité de mesurage des performances de nettoyage.

Les locaux contiennent des éléments répertoriés qui sont à contrôler obligatoirement lors de la visite.

Cette méthode de contrôle permet de transcrire la notion « subjective » de la propreté et de l’hygiène en une notion « objective » et mesurable. L’opération de contrôle est visuelle.

Un mode opératoire selon des niveaux de qualité

Un mode opératoire selon des niveaux de qualitéLes niveaux de qualité fixés pour l’audit ou les contrôles correspondent à des standards établis par Global Facilities. Ils sont fonctions de plusieurs paramètres dont :

• Le fait que le local nettoyé soit accessible aux occupants et visiteurs,
• le fait que le local nettoyé soit accessible uniquement aux occupants permanents,
• le taux d’utilisation du local,
• l’hygiène recommandée.

On distingue trois niveaux de qualité. Ces niveaux de qualité sont les suivants : 

Niveau 3
Ce niveau est requis pour les lieux à usage secondaire (locaux de réserve et de stockage, locaux de service, local poubelles…). N’étant pas généralement visibles de la majorité des occupants, ces secteurs requièrent un niveau de qualité des prestations inférieur au niveau 2.

Les objectifs de qualité minimum à atteindre selon le contrat de nettoyage sont :

• Pour le niveau 1 : 90%
• Pour le niveau 2 : 85%
• Pour le niveau 3 : 75%

Pour chaque niveau, l’objectif requis est donc différent.

Chaque fiche d’inspection comprend des critères de contrôles (KPI, Key Performance Indicator) par catégories de locaux, par exemple pour le niveau 1 : accueil, toilettes, kitchenette, toilettes, salle de conférence, etc.

Audit opérationnel et administratif

Il s’agit ici de s’assurer que l’organisation du prestataire de service répond bien aux régles de l’art dans le domaine des effectifs, des qualifications, du reporting, des produits, de la sécurité etc. L’audit reprend le contrôle des processus mis en œuvre dans le domaine du nettoyage et leurs applications sur le terrain.

Contrôle opérationnel

Global Facilities vérifie que les « règles techniques » utilisées sur le site soient bien appliquées par le personnel et soient en adéquation avec les documents nécessaires pour un suivi efficace et performant. Par exemple :

• la présence et l’état du matériel ou outillage utilisé,
• les produits présents sur le site et la bonne utilisation,
• les méthodes de travail appliquées,
• la compréhension des règles de sécurité,
• etc.

Contrôle administratif

Global Facilities vérifie le respect administratif du contrat, c’est-à-dire le contrôle des documents et obligations définis dans les engagements du prestataire de service.

Mode opératoire des audits opérationnel et administratif

Une fiche d’inspection recense, par catégorie, l’ensemble des critères permettant d’évaluer les performances opérationnelles et administratives du prestataire.

Les catégories retenues pour cette évaluation sont :

• Les ressources humaines
• Les ressources humaines
• Les ressources techniques
• La gestion du chantier
• La gestion environnementale
• La gestion de la qualité
• La gestion financière

Les objectifs de résultat minimum (définis par Global Facilities) permettant de considérer les performances opérationnelles et administratives acceptables du prestataire sont :

• Par catégorie : 80% des critères validés
• Pour la totalité des catégories : 85% des critères validés

Les résultats du contrôle sont détaillés dans un rapport d’évaluation détaillé.

Optimisation et maîtrise des opérations

Les experts Propreté & Hygiène pilotent et gèrent l’exploitation de vos prestations de nettoyage et d’hygiène

Services fournis :

• Mise en place du prestataire de nettoyage
• Pilotage et suivi du prestataire de nettoyage
  • Suivi administratif et opérationnel du contrat
  • Reporting de la gestion et du suivi sur le portail client GlobalNet^TM
• Contrôle de la qualité des prestations grâce au concept GlobalClean^TM (selon la norme européenne EN 13549)
• Plans d’action d’amélioration

Avantages :

• Mesures chiffrées des prestations fournies (qualité, administrative et opérationnelle)
• Garantie des niveaux de qualité exigés
• Optimisation / réduction des coûts
• Maîtrise des risques sanitaires

Pilotage et suivi des prestations

Pilotage et gestion d’exploitation

Afin d’obtenir une meilleure visibilité et d’assurer la sécurité, Global Facilities encadre les actions concernant la gestion d’exploitation et en particulier :

• Les travaux hebdomadaires : fiches de poste des agents,
• Les travaux périodiques : tableaux de suivi,
• Les formations du personnel : en particulier sur la bonne application du Plan de nettoyage et d’hygiène,
• La sécurité : PPSS, procédures en cas d’évacuation / accident / incident, stockage des produits.

Le suivi complet des prestations est également assuré par des réunions définies Global Facilities / Prestataire de nettoyage (clients invités) et par des rencontres / conseils avec le client.

Moyens de vérification

Global Facilities met en place les opérations de contrôle qualité de la propreté suivant des fréquences définies avec le client :

• Autocontrôle (quotidien) par l’agent de nettoyage ;
• Contrôle formalisé ou inopinée par l’inspecteur de la firme de nettoyage ou par l’expert Global Facilities ;
• Contrôle contradictoire par l’inspecteur de la firme de nettoyage et l’expert Global Facilities ;

Les opérations de contrôle ont pour but de vérifier la correspondance entre les prestations fournies et ce qui est fixé contractuellement.

Les comptes rendus des contrôles «formalisés», «inopinés» et «contradictoires» sont consultables par le client sur son portail client GlobalNet^TM .

Les contrôles par Global Facilities sont effectués selon la norme EN 13549. Le mode opératoire est expliqué en plus haut (méthode GlobalClean^TM). Dans le cas de résultats insuffisants par rapport aux objectifs minimums fixés, un plan d’action est déclenché afin de rectifier les défauts dans les 3 jours qui suivent le contrôle.

Tests bactériologiques et microbiens

Global Facilities réalise à la demande des contrôles hygiéniques sur :

• les équipements de traitement d’air ;
• les surfaces dans les locaux répertoriés « sensibles » (sanitaires, cuisines…) ;
• les points de puisage d’eau

Les prélèvements sont exécutés par du personnel de Global Facilities formé en cette matière.

Contrôle hygiènique de l’eau

Sur les réseaux d’eau potable, Global facilities réalise un prélèvement d’échantillon sur des points de puisage à déterminer avec le client. L’analyse de l’eau se fait en laboratoire. Il s’agit de vérifier que la qualité d’eau potable aux points d’utilisation est conforme aux exigences légales. L’opération comporte une analyse microbiologique et une recherche de la présence de légionnelle.

Organisation et mise en place de gestion de déchets

Global Facilities vous accompagne pour la gestion de vos déchets, depuis l’établissement de votre Plan de Prévention et de Gestion de Déchets et rapports annuels, jusqu’à la mise en place d’un concept, avec matériel de collecte, de tri et de signalisation. Vous souhaitez obtenir le label Superdreckskescht fir Betriber, laissez nous vous accompagner !

Exemples de points à traiter dans un concept de gestion des déchets :

• Description de l’établissement (usagers, capacités, zones particulières), des activités (taux et fréquence d’usage), du lieu et de la raison de production de déchets
• Définition d’un plan de collecte : zones de collecte, zones tampon, aménagements nécessaires
• Définition des besoins matériels : modes de collectes et d’entreposage, mesures de protection de l’environnement, manutention des conteneurs, signalétique
• Définition des besoins organisationnels : fréquence de ramassage, d’enlèvement, tâches confiées au concierge, à des entreprises, moyens de sensibilisation et de formation du personnel, mesures de prévention et réduction des déchets, gestion administrative
• Répartition des charges

Nettoyage des lieux de travail et des infrastructures

Nous pouvons vous proposer une solution clé en main de nettoyage de vos infrastructures, grâce à nos sous-traitants sélectionnés sur la place du Luxembourg :

Les prestations de nettoyage comprennent :

• le nettoyage des locaux, des parkings et des extérieurs,
• le nettoyage des surfaces particulières (vitres, stores, façades…)
• les produits et consommables,
• la collecte des déchets,
• le pilotage, le suivi et les opérations de vérification (voir nos différents contrôles et tests)

Assistance à la consultation du marché (Appel d’offres)

La mission réalisée par Global Facilities consiste à concevoir un cahier des charges, à procéder à la consultation des entreprises de nettoyage, à analyser les différentes offres et à établir le contrat définitif pour les prestations de nettoyage des zones et surfaces définis avec le client : locaux, vitrerie, parkings, extérieurs, etc.

Méthodologie

Global Facilities établit un cahier des charges complet et détaillé afin que le Client dispose d’un contrat Premium lui permettant une parfaite maîtrise des prestations de nettoyage.

Ce cahier des charges comprend :

• Le règlement particulier d’appel d’offres, précisant les modalités de consultation ;
• L’acte d’engagement, précisant les engagements respectifs des deux parties ;
• Une décomposition du prix global et forfaitaire (y compris des consommables), permettant d’apprécier la constitution du prix ;
• Un CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) : nature et objet du marché, modalités d’organisation et d’exécution des prestations, liste des pénalités (si objectifs non atteints), obligations des parties contractantes… ;
• Un CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) : définition des prestations et des secteurs d’usage, locaux et ouvrages pris en charge, détail des prestations assurées et leurs fréquences (gamme de nettoyage), définition des objectifs de résultats et accord sur les niveaux à atteindre…

Les plus de Global Facilities :

• L’objet du marché détaille clairement les obligations du prestataire (résultats, moyens minimaux humains et matériels, prise en charge des remises en état…),
• La gamme de nettoyage est complète et détaillée,
• Un plan d’assurance qualité est produit (avec outils de mesure),
• Définition d’un concept d’organisation du nettoyage avec approche eco-responsable (option).

Désinfection permanente des surfaces par le traitement BactoAttaQ®

Ce produit développé par la société Nano-Care Deutschland AG a reçu le German Innovation Award 2019.
Il est commercialisé au Luxembourg exclusivement par la société Global Facilities.

Pourquoi choisir BactoAttaQ® ?

• Le revêtement durable BactoAttaQ® tue jusqu’à 99,99 % de toutes les bactéries, moisissures, champignons et virus spéciaux (entre autres le SRAS-CoV-2 et la grippe A (H1N1)) grâce à un effet autodésinfectant durable ;
• Le principe actif du produit reconnu par les autorités est l’inhibition de la prolifération du virus. Ainsi, si une surface est touchée par la peau, des postillons ou tout autre type de contamination, le mode d’action physique entre en jeu. La couche protectrice chargée positivement détruit au contact les parois cellulaires chargées négativement et les rend inoffensives. Ce mode d’action particulier a également pour effet d’empêcher les virus et les bactéries de muter et donc de prévenir le développement de germes multirésistants ;
• La durée de l’effet de ce traitement de surface annoncée par le fabriquant selon des tests de laboratoire est supérieure à un an. Cette efficacité a été mise à l’épreuve dans des projets de références (RATP, LUXAIRPORT, LUFTHANSA, AIRBUS, TRANSPORT ILE DE France…) ;
• La plupart des surfaces et points de contacts peuvent être traités : plastiques, verre, bois, textile, métal, céramique, pierre, matériaux naturels…, le produit ne peut pas altérer les supports ;
• En termes environnementaux le produit est inoffensif une fois appliqué, l’entretien de la surface est aisé (chiffon doux avec eau claire ou savonneuse, compatibilité produits nettoyants avec PH compris entre 4 et 10,5°).