Bewältigung neuer Herausforderungen nach Covid

Wir wissen, dass Covid-19 einen enormen Einfluss auf unseren Lebensstil und unsere Arbeitsweise hatte. Aber wie wirkt sich das auf die Organisation der Unternehmen aus? Büros mussten über Nacht schließen, was erhebliche Auswirkungen auf die Reinigung, die technische Wartung usw. hatte.

Wie gelingt es Unternehmen, sich anzupassen? Wie haben die Zulieferer es geschafft, sich neu zu erfinden? Fester Arbeitsplatz, Arbeitssicherheit, Sortieren der Papierpost… das sind alles Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Mit der Lockerung der Hygienemaßnahmen kehren die Mitarbeiter nach und nach wieder ins Büro zurück und vermeiden so einen Massenansturm. Dies ist ein Problem, mit dem sich die Unternehmen auseinandersetzen müssen. Die Organisation von Unternehmen und Büros wurde völlig auf den Kopf gestellt, was neue Herausforderungen mit sich brachte.

Die Epidemie hat die Verwaltung der Büros durch Telearbeit in Frage gestellt. Kein Unternehmen war darauf vorbereitet, und doch musste man lernen, sich neu zu erfinden. Im Mittelpunkt stand dabei das Facility Management.

Aufstellung eines Fahrplans

Um diese schrittweise Rückkehr zur Arbeit zu bewältigen, wurden neue Instrumente in der Organisation eingeführt. „Bei der Raumplanung (Space planning), mit der die Flächenauslastung optimiert werden kann, ist zum Beispiel das Flex Office aufgetaucht“, erklärt Olivier Auchet, Leiter für Commercial, Marketing und Kommunikation von Global Facilities. Diese Lösung wurde eingeführt, um eine bestimmte Anzahl von frei zugänglichen Arbeitsplätzen im Voraus zu reservieren. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber wissen, wie viele Personen ins Büro kommen und welche Arbeitsplätze genutzt werden.

„Einige Kunden wussten sehr früh, dass die Situation nie wieder so sein würde wie vor der Pandemie, und dass Telearbeit sich durchsetzen würde. Heute befinden sich Mitarbeiter, die früher spezielle Anträge stellen mussten, um ein paar Tage Telearbeit zu erhalten, in der umgekehrten Situation.“ Schon sehr früh stellten sich die Organisationen die Frage, wie viel Schiedsgerichtsbarkeit bei der Telearbeit zulässig sein sollte, was zu Überlegungen über die Raumgestaltung führte.

„Im Jahr 2021 haben wir gesehen, wie Büroflächen frei wurden und das Flex Office rund um die große Frage der Telearbeit entstanden ist.“ Im Übrigen ist der Fall Luxemburgs nicht einfach, da es drei verschiedene Gesetzgebungen mit Deutschland, Belgien und Frankreich beachten muss, und es bestehen noch einige Ungewissheiten. „Trotzdem haben wir bereits festgestellt, dass einige Privatunternehmen sich dafür entschieden haben zu antizipieren und mit der Optimierung des Arbeitsbereichs zu beginnen.“ Während die Entscheidungen in der Privatwirtschaft radikaler ausfallen könnten, ist bei den Behörden nichts sicher.

Schließlich prognostizierten Experten einen Rückgang der Gebäudebelegung und den Abbau einzelner Arbeitsplätze. Die Verwendung und Funktionalität der zur Verfügung gestellten Quadratmeter wird stark in Frage gestellt. Es handelt sich also um neue Herausforderungen, die insbesondere die Leitlinien des National Safety Board Rechnung tragen. Es hängt an den Facility-Management-Unternehmen, bei all diesen Themen proaktiv zu bleiben und ihr Dienstleistungsangebot an die Art des Kunden anzupassen.

Mehr denn je mussten diese Berufe flexibel sein. Denn aus dieser Organisation ergibt sich eine umfassendere Verwaltungsmöglichkeit des Gebäudes: die Reservierung von Parkplätzen, Catering, Wachdienst, Sicherheit, Hygiene und Reinigung.

Flexibilität & Nachhaltigkeit

„Während und seit der Covid-19-Krise mussten wir große Flexibilität bei der operativen Umsetzung an den Tag legen. Zum Beispiel beim Wachdienst oder Reinigen.“ Die Häufigkeit stieg an einigen Orten, an denen es zuvor keine tägliche Reinigung gab – und umgekehrt. „Bei der Wiederaufnahme des Flugbetriebs im Jahr 2020 stellte sich am Flughafen Luxemburg heraus, dass die Zahl der Fluggäste deutlich weniger vorhersehbar war als zuvor, was dazu führte, dass an der Messung des Fluggästezulaufs und vor allem an der Anpassung der Reinigungsdienste an diese Zuläufe gearbeitet wurde.“

Das Facility Management muss dann sein Angebot an die neuen Bedürfnisse anpassen. „Um das Beispiel der Reinigung aufzugreifen, hat sich ein neuer Begriff herausgebildet: Sauberkeit bei Gebrauch (propreté à l’usage). Das FM muss daher die Reinigung der benutzten Teile entsprechend den täglichen Bewegungen in Betracht ziehen. Vor der Pandemie sorgten Reinigungsagenturen für einen gleichmäßigen Durchgang in allen Bereichen. „Dies erfordert neue Techniken und Technologien zur Ermittlung der Belegungsrate und zur Anpassung des Reinigungsangebots.

So hat sich die Umsetzung geändert, um den Schwerpunkt auf Hygiene zu legen. Als Dienstleister haben wir uns als „Experten auf diesem Gebiet“ positioniert.

„Mit der Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro müssen wir über Vertrauen kommunizieren.“ Nach dem hydroalkoholischen Gel und dem Befolgen der Empfehlungen der Gesundheitsdirektion brauchen die Kunden nun mehr. „Wir sollten zu einem normalen oder zumindest vernünftigen Niveau zurückkehren, aber die Unternehmen brauchen Partner, um dieses vernünftige Niveau festzulegen. Derzeit befinden wir uns noch in einer sogenannten emotionalen Phase, in der wir unsere Sicherheitsbestimmungen noch nicht zurückziehen können. Dann müssen wir an Anpassung, Optimierung und Sicherheit arbeiten.“ Aber dazu muss es noch gelingen, innovativ zu sein…

In diesem Kontext wusste Global Facilities seine Lehren zu ziehen. „Durch unsere Partnerschaft mit dem lokalen Vertriebspartner von BactoAttaQ ® der Firma Nano-Care GmbH in Deutschland haben wir während der Pandemie Fortschritte mit einem langfristigen Desinfektionssystem erzielt. Dieses Produkt wird gesprüht und verhindert, dass Organismen wachsen. Mit dieser wissenschaftlichen Innovation, die 2019 mit dem Deutschen Innovationspreis ausgezeichnet wurde, konnten wir komplette Gebäude traktieren. Aber für den Kunden ist es wichtig, die Wirksamkeit des Produkts zu beweisen.“ Man spricht dann nicht mehr von Reinigung, sondern von Desinfektion und der Beherrschung des Infektionsrisikos auf Dauer. Um noch einen Schritt weiter zu gehen, haben wir manchmal Proben von Oberflächen genommen, wo es Kontakt gab, um das Ausmaß der Infektion zu messen…

Leistungsmanagement

Wie man sieht, hat sich die Berufslandschaft in den letzten Wochen gewandelt. Wir machen immer die gleiche Arbeit, aber in einem anderen Umfeld und unter anderen Umständen. Dies wirft die Frage auf, wie eine Organisation die Leistung ihrer Zulieferer einerseits und ihrer Facility-Dienstleistungs-Mitarbeiter andererseits messen kann.

Zu diesen Veränderungen gehört die Digitalisierung. „Die Facility-Management-Berufe müssen in der Lage sein, die Kunden im Alltag mit einer Vielzahl von Dienstleistungen zu begleiten, sei es bei der Inbetriebnahme oder bei der Bereitstellung von Anlagen. Das Ticketing-Tool ermöglicht eine vereinfachte Verwaltung von Vorfällen und Kundendienstanfragen. Diese digitale Lösung „ermöglicht es vor allem, die Qualität von Dienstleistungen aller Art zu überwachen: Energieverbrauch, Reinigungsqualität, Belegung von Gebäuden, Archivierung von Dokumenten.“ Die Digitalisierung wird zu einem Wertträger ein dem Sinne, dass sie dem Wohlergehen der Mitarbeiter, der Senkung der Ausgaben für den Gebäudebetrieb und der Verbesserung des Gebäudemanagements dient. Nichts kann jedoch die Anwesenheit einer Person am Empfang oder von Sicherheitspersonal ersetzen. „Wenn es in einem Unternehmen eine Abteilung gibt, in der man darauf wartet, von Menschen bedient zu werden, dann ist es das Facility Management, denn es geht oft um persönliche Bedürfnisse: einen Parkplatz, Zugang zur Kantine, zum Firmenrestaurant. Unsere Arbeit ist mit dem Komfort des Mitarbeiters verbunden.“

Letztendlich nimmt die Rolle des Facility Managements eine weitere Dimension ein, indem das Facility Management von einer operativen auf eine strategische Ebene gehoben wird, die mit der Personalpolitik oder der Finanzabteilung gleichrangig ist.

Artikel von Emilie Di Vincenzo für das Luxemburger Wort, veröffentlicht am 25. April 2022, abrufbar unter: https://bit.ly/3KOT1Ve